ในการทำสัญญาจ้างบริษัทจัดการกองทุนต้องกำหนดระยะเวลาไม่ต่ำกว่า 2 ปี เพื่อให้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานได้ ซึ่งคณะกรรมการกองทุนต้องพิจารณารายละเอียดของสัญญาในเรื่องบทบาทหน้าที่ของบริษัทจัดการ เงื่อนไขการลงทุน การเปิดเผยข้อมูล และเงื่อนไขการเลิกสัญญาหรือต่อสัญญา เป็นสำคัญ หากต้องการต่อสัญญาหลังจาก 2 ปี สามารถกำหนดระยะเวลาเท่าใดก็ได้ เช่น ทุกรอบปี เป็นต้น
วิธีป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เกี่ยวกับการคัดเลือกผู้ให้บริการ หน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารกองทุนคือ คณะกรรมการกองทุนต้องคัดเลือกบริษัทจัดการ ผู้ปฏิบัติการกองทุน และผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุน ซึ่งในทางปฏิบัติ คณะกรรมการกองทุนอาจประสบปัญหาในการคัดเลือกหลายประการ เช่น
- มีการเสนอให้ของกำนัลแก่คณะกรรมการกองทุนหรือสมาชิก เพื่อแลกเปลี่ยนกับการได้รับการคัดเลือก
- ใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวของคณะกรรมการกองทุนมาเป็นปัจจัยหลักในการเลือก เช่น ความสัมพันธ์ในลักษณะญาติหรือเพื่อนสนิทของคณะกรรมการกองทุน เป็นต้น
- นายจ้างถือหุ้นในบริษัทที่เป็นผู้ให้บริการ
ดังนั้น เพื่อให้ขั้นตอนการคัดเลือกเป็นไปอย่างโปร่งใสและกองทุนได้บุคคลที่มีความสามารถมาจัดการกองทุนเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของสมาชิก คณะกรรมการกองทุนควรมีมาตรการในเรื่องดังกล่าว ดังนี้
- การกำหนดเกณฑ์การรับของกำนัล/ผลประโยชน์
- คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดเกณฑ์อย่างชัดเจนในการรับของกำนัลหรือผลประโยชน์พิเศษจากบริษัทจัดการและผู้ให้บริการอื่น (service provider) โดยแบ่งเป็นระดับดังนี้
- ของกำนัล/ผลประโยชน์ที่ให้แก่สมาชิกทุกคน ⇒ หากคณะกรรมการกองทุนพิจารณาแล้วว่าจะนำมาซึ่งประโยชน์แก่สมาชิกทุกคนในกองทุนและมูลค่าของกำนัลอยู่ในวงเงินไม่สูงเกินไปจนเชื่อได้ว่าผู้ให้บริการไม่มีผลประโยชน์อื่นใดจากการบริหารกองทุน ก็สามารถรับไว้ได้
- ของกำนัล/ผลประโยชน์ที่ให้เฉพาะแก่คณะกรรมการกองทุน ⇒ คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดหลักเกณฑ์ให้ชัดเจนว่า ไม่ควรรับของกำนัลมูลค่าเกินกว่าที่กำหนดไว้ เนื่องจากของกำนัลที่มีมูลค่าสูงอาจตีความหมายได้ว่าผู้ให้มีวัตถุประสงค์แอบแฝง ดังนั้น คณะกรรมการกองทุนจึงควรกำหนดเกณฑ์มูลค่าของกำนัลสูงสุดที่ยอมรับได้ไว้ หรือในกรณีที่คณะกรรมการกองทุนพิจารณาแล้วว่า ของกำนัลดังกล่าวจะทำให้การทำงานของคณะกรรมการกองทุนมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถรับไว้ได้
- การกำหนดเกณฑ์ในการเปิดเผยข้อมูล
คณะกรรมการกองทุนควรมีระบบเปิดเผยข้อมูลในเรื่องต่อไปนี้
- ความสัมพันธ์ของกรรมการกับบริษัทจัดการหรือผู้ให้บริการ (service provider) เช่น กำหนดให้กรรมการแจ้งต่อที่ประชุมคณะกรรมการกองทุนถึงความสัมพันธ์กับบริษัทจัดการหรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเพื่อคัดเลือกผู้ให้บริการ หรือกำหนดห้ามออกเสียงลงมติในการคัดเลือกผู้ให้บริการ เป็นต้น
- เกณฑ์การรับของกำนัลและของกำนัลที่ได้รับมา เช่น เปิดเผยไว้ที่บอร์ดประชาสัมพันธ์ หรือรายงานในการประชุมใหญ่สมาชิก เป็นต้น เพื่อแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสในการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุน
หน้าที่และความรับผิดชอบ
หน้าที่ทั่วไป
1. รับสมัครสมาชิกและแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพ
2. รวมถึงจัดให้สมาชิกรับทราบข้อบังคับ
3. ดูแลการนำส่งเงินสะสม/เงินสมทบ
5. ฟ้องร้องต่อบุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ของกองทุน
6. ดำเนินการเกี่ยวกับการชำระบัญชีกองทุน
หน้าที่เกี่ยวกับการจัดการลงทุน
1. กำหนดวัตถุประสงค์/นโยบายการลงทุนของกองทุน
3. ติดตามให้บริษัทจัดการลงทุนให้เป็นไปตามนโยบายการลงทุน
4. ให้ความเห็นหรือทักท้วงการกำหนดมูลค่ายุติธรรม
5. พิจารณารับทรัพย์สินอุทิศ
6. พิจารณารับชำระหนี้ด้วยทรัพย์สินอื่น
7. ให้ความยินยอมเกี่ยวกับการกระทำใด ๆ ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
8. การตรวจสอบการแก้ไขกรณีการคำนวณมูลค่าหน่วยไม่ถูกต้อง